Thực hiện công tác 5S tại Công ty Thủy điện Sông Tranh, Phòng Tài chính - Kế toán nói riêng và các phòng/ban thuộc Công ty Thủy Điện Sông Tranh nói chung đã chủ động triển khai xây dựng mô hình 5S tại đơn vị.

        Ngày nay với sự phát triển của xã hội dẫn đến nhu cầu về chất lượng cuộc sống của con người cũng tăng cao trong đó môi trường làm việc là yếu tố quan trọng dẫn đến hiệu suất làm việc của nhân viên trong các doanh nghiệp. Từ việc nhận thấy môi trường làm việc cũng ảnh hưởng đến năng suất lao động phương pháp cải tiến môi trường làm việc 5S ra đời; phương pháp này giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường sạch sẽ, khoa học, an toàn và giúp sử dụng tài sản 1 cách hiệu quả. Vậy mô hình 5S trong doanh nghiệp là gì và quy trình thực hiện ra sao?

        Sort – Sàng lọc: là xem xét, phân loại các vật dụng sau đó lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc, chỉ giữ lại những vật phẩm thiết yếu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, tất cả những vật phẩm còn lại đều bị loại bỏ.

        Set in order – sắp xếp: sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì chúng ta sẽ thực sắp xếp tất cả công cụ, thiết bị, tệp, dữ liệu, vật liệu và tài nguyên ở những vị trí thuận tiện sao cho mọi người không cần phải cúi người hoặc di chuyển nhiều để tiếp cận chúng.

        Shine – Sạch sẽ: Là luôn chủ động nỗ lực để giữ cho khu vực làm việc luôn sạch sẽ và có trật tự bằng cách thường xuyên lau chùi, dọn dẹp hoặc thực hiện bảo trì máy móc, dụng cụ và thiết bị khác. 
Standardize – Săn sóc: Để đảm bảo các hoạt động 3S ở trên luôn được duy trì và được kiểm soát định kỳ thì S thứ 4 này thể hiện sự săn sóc, quan tâm duy trì các hoạt sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ thường xuyên, một cách liên tục; từ đó tạo nền tảng để phát triển 5S. 
        Sustain – sẵn sàng: Là tạo thói quen tự giác, rèn luyện và tuân thủ nghiêm ngặt để duy trì nề nếp giữ cho môi trường làm việc luôn ở mức độ tốt nhất để luôn sẵn sàng bắt đầu vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức. 

        Đặc thù công việc Tài chính – kế toán và ngành nghề của Công ty Thủy điện Sông Tranh là xử lý số liệu, làm việc liên quan tới giấy tờ liên quan nhiều khoản mục chi phí. Do đó, không thể tránh khỏi việc cần phải lưu trữ 1 lượng lớn hồ sơ giấy tờ và các loại chứng từ tài chính liên quan. Vì vậy, việc áp dụng phương pháp 5S tại đây là vô cùng cần thiết giúp tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp hơn; giúp cho các thành viên trong tổ chức tạo nên thói quen, xây dựng văn hóa tốt; tạo điều kiện nâng cao năng suất hiệu quả, cải thiện tinh thần làm việc; giúp các hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn. Nhận biết được tầm quan trọng đó, phòng Tài chính – kế toán đã chủ động triển khai áp dụng phương pháp này tại nơi làm việc và ngày sau đó đã nhận thấy sự thay đổi rõ ràng, không gian rộng rãi hơn, nơi làm việc có môi trường tốt hơn, tinh thần làm việc của nhân viên cũng như các đối tác ghé thăm cũng được thoải mái và hiệu suất làm việc được nâng cao rõ rệt so với trước đây. Bên cạnh đó, Phòng Tài chính – Kế toán đã triển khai “phủ xanh” văn phòng bằng cây xanh nhằm cải thiện chất lượng không khí, đem đến cho nhân viên môi trường làm việc với bầu không khí “sạch sẽ”. 

        Việc xây dựng, duy trì và thực hiện 5S tại phòng Tài chính - Kế toán được xác định là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục, vì đây là công cụ 

giúp tạo nên môi trường làm việc sạch đẹp, thuận lợi, an toàn qua đó giúp nâng cao năng suất làm việc. Chương trình 5S đã và đang được lan rộng ra tất cả các đơn vị phòng ban trong Công ty qua một số hoạt động thường xuyên như: Vệ sinh nơi làm việc; phân loại và loại bỏ những vật dụng không còn cần thiết; sắp xếp các vật dụng một cách khoa học…

       Việc áp dụng 5S tại Phòng tài chính – kế toán trong thời gian đầu có thể gây tốn kém chi phí cũng như thời gian đào tạo nhân viên, tuy nhiên về lâu dài, Phòng Tài chính – Kế toán tin rằng quy trình 5S sẽ làm cho quá trình làm việc trở nên “trơn tru” hơn, giảm thiểu rủi ro – nhờ đó giúp tăng năng suất làm việc, giảm tối đa tổn thất có thể xảy ra. Ngoài ra, việc áp dụng 5S sẽ hình thành những thói quen sống tốt cho mọi người trong đời sống sinh hoạt hàng ngày.

Tg: Trần Tùng Lâm